Badania dokumentów - charakterystyka i wykorzystanie

Technika badania dokumentów oparta jest na analizie istniejących już materiałów i zazwyczaj odbywa się w obrębie sformalizowanych grup. Najczęściej badania takie prowadzi się w instytucjach czy firmach, gdzie podstawą funkcjonowania są akty prawne, dokumenty urzędowe, regulaminy wyznaczające profil oraz sposób działalności. Organizacje sformalizowane ze względu na przepisy prawne, większość swoich zadań wykonują w oparciu o istniejące dokumenty lub na taką okoliczność tworzą nowe. W praktyce są one opatrzone pieczęcią instytucji oraz podpisem osoby kompetentnej, co determinuje o ich ważności i poprawności. W ten sposób powstają często całe bazy istotnych danych, dokładnie opisujące strukturę organizacyjną, środowisko wewnętrzne, czy zewnętrzne, w którym funkcjonuje badana struktura.
Dokumenty, które są w tym przypadku materiałem badawczym, mogą zawierać sporo  istotnych informacji o organizacji, pracujących w niej osobach, kontrahentach, czy nawet organach kontrolujących. Z zasady w większości są one archiwizowane, co ułatwia dostęp do nich i ich wnikliwą analizę w zależności od potrzeby.


Metodę badania dokumentów można podzielić na takie etapy jak:
•    gromadzenie,
•    selekcja,
•    określenie stopnia autentyczności dokumentów,
•    opis,
•    naukowa interpretacja.


Istotnym elementem takich badań, już w fazie ich planowania, jest wyznaczenie właściwego problemu badawczego lub hipotezy roboczej. Analiza dokumentów nie zawęża się jedynie do materiału wytworzonego w czasie badań, ale może także zakładać interpretację innych, często w ogóle niezwiązanych z zainicjowanym procesem badawczym. Technika ta znajduje szerokie zastosowanie w różnych dziedzinach ze względu na swój uniwersalny charakter. Właściwe każdy dostępny dokument może stać się obiektem badań i przynajmniej w pewnej części zobrazować daną sytuację. Badając dokumenty sformalizowanych jednostek, można m.in. otrzymać informacje o:
•    zadaniach i celach instytucji,
•    sposobie funkcjonowania,
•    jakości podejmowanych działań,
•    rodzajach motywacji, aktywizacji itp.,
•    środkach, czy narzędziach wykorzystywanych w funkcjonowaniu.
W ten sposób można równocześnie badać zachowania, czy sposób postępowania osób tworzących daną organizację. Pozyskane wyniki można porównywać pod różnym kątem, co jest sporą zaletą tej techniki badawczej. Analiza porównawcza jest istotna podczas prowadzenia badań, a nie zawsze wykorzystywane narzędzie daj taką możliwość. Natomiast dzięki badaniu dokumentów, które są wynikiem ludzkiej twórczości, dodatkowo mają zmaterializowaną formę, pozwala na ponowne zestawianie informacji i ich dogłębną interpretację, jeśli zaistnieje taka konieczność.


Badania dokumentów mają zasadnicze znaczenie w kontekście poznawania faktów minionych, dlatego metoda ta doskonale sprawdza się w dziedzinie historii. Jednakże badający nigdy nie ma stuprocentowej pewności, że dany materiał nie został zafałszowany lub częściowo zmodyfikowany. W związku z tym zaleca się weryfikację uzyskanych wniosków na drodze dodatkowych badań przeprowadzanych przy wykorzystaniu innej metody. Opieranie się na dokumentach, jako na jedynym źródle informacji może nie stanowić wiarygodności otrzymanej analizy.
Analizie można poddawać dokumenty:
•    pisane (werbalne): protokoły, raporty, sprawozdania, opracowania, prace pisemne, świadectwa, akta spraw itp.
•    cyfrowe (statystyczne), czyli takie, które zawierają zestawienia statystyczne, bilans, raport, notowania itp.
•    obrazowo-dźwiękowe: rysunki, zdjęcia, nagrania, filmy, fonogramy itp.
Dokument można dzielić również pod względem pochodzenia na:
•    zastane,
•    intencjonalne,
•    powstałe z inspiracji badającego.
Dokonując historycznej i literackiej interpretacji, badacz posługuje się metodą klasyczną badania dokumentów. Analizuje jego treść pod względem właściwości charakterystycznych dla materiału i osoby, która go stworzyła. W ten sposób powstaje obraz jakościowy badanego zjawiska. Interpretacji jest poddana nie tylko treść, ale również warunki i okoliczności, w których powstała. Natomiast jeśli badacz wykorzystuje opis ilościowy, skupiając się głównie na statystykach, wynikach procentowych, ale również wplata w nie wyrażenia odnoszące się do czasu np. zawsze, często, rzadko itp. sposób ten określa się metodą nowoczesną. Ten rodzaj metody szczególną uwagę przywiązuje do autentyczności i wiarygodności materiału badanego.
Przykładem wykorzystania badań dokumentów mogą być np. audyty firm, badanie prawd historycznych, prowadzenie spraw karnych itp.