Metoda monograficzna jest wykorzystywana do badań konkretnych, pojedynczych przypadków i skupia się na gruntownym, całościowym rozpoznaniu jednego, właściwego problemu. W celu poprawnego przeprowadzenia tego typu analizy istotna jest weryfikacja każdego elementu danego zjawiska. Jest to jedna z bardziej wnikliwych metod badawczych, ponieważ skupia się na poszczególnych częściach składowych poruszanego zagadnienia. Bardzo często wykorzystywana jest ona do badań instytucji, organizacji, firm, czyli takich struktur, które są sformalizowane. Badacz bazuje przede wszystkim na informacjach jakościowo-opisowych. Wyodrębnia się poszczególne elementy składowe, które są badane w dokładnie wyznaczony sposób. Mogą to być np. zasoby ludzkie, materialne, struktura danej instytucji, procesy w niej zachodzące, środowisko, w którym funkcjonuje itp. Przebadanie pojedynczych elementów w efekcie umożliwia otrzymanie całościowego, rzeczywistego obrazu analizowanego zjawiska. W ten sposób często poruszanych jest wiele problemów, niekiedy nawet przypadkowych, które uwidaczniają się na etapie już trwających badań. Metoda ta pozwala również na porównywanie konkretnego aspektu np. w różnych przestrzeniach czasowych. Spośród różnych metod, ta jest uznawana za jedną z łatwiejszych do przeprowadzenia, a jednocześnie bardzo wnikliwą, ponieważ w efekcie można otrzymać wiele danych na różnych płaszczyznach.
Jednak, żeby metoda monograficzna została odpowiednio zastosowana, badający powinien:
• zweryfikować teren, na którym będzie prowadził badania,
• zdobyć jak najwięcej źródeł informacji,
• mieć łatwość w nawiązywaniu kontaktu w badanym środowisku,
• być krytyczny wobec otrzymanych informacji i tym samym zachować dystans do wyników,
• dostrzegać zależności, a także różnice między materiałami uzyskanymi w czasie rzeczywistym a danymi archiwalnymi.
W przypadku badań instytucji najbardziej podstawową techniką w metodzie monograficznej jest analiza dokumentacji w tym sprawozdań, raportów, dokumentów archiwalnych, informacji w mediach itp. Ponadto może zostać wprowadzona dodatkowo obserwacja uczestnicząca, która również jest znaczącą techniką podczas tego typu badań. Nie rezygnuje się również z ankiet, wywiadów (zwłaszcza pogłębionych), czy chociażby eksperymentów. W tej metodzie liczy się zdobycie jak największej liczby danych, dlatego nie można oprzeć jej wyłącznie na wykorzystaniu jednej techniki. Każde kolejne narzędzie wprowadzone do badania ma na celu uzupełnić wiedzę, a także stać się elementem kontroli pozyskiwanych wyników. Efektem takich badań jest monografia, czyli opracowanie naukowe odnoszące się do jednego konkretnego przypadku. Może mieć ona charakter problemowy lub przedmiotowy.
Monografia problemowa odnosi się do konkretnych zdarzeń tych z przeszłości lub aktualnych, może również opisywać wybrane problemy społeczno-polityczne, kwestie ekonomiczne, edukacyjne, religijne, czy zjawiska społeczne.
Monografia przedmiotowa charakteryzuje konkretne obszary np. administracyjne takie jak województwo, region, miasto, wieś itp.
Dużą zaletą metody monograficznej jest poruszanie wielu problemów, na które w innych przypadkach badacz mógłby nie zwrócić uwagi. Wszystkie uzyskane informacje w końcowej fazie powinny zostać scalone i wzajemnie powiązane w taki sposób, aby cała analiza dokładnie odpowiadała na rozpatrywany problem badawczy.
Metoda monograficzna Wasze opinie